Cung cấp một số thông tin cụ thể về các quy định tại Hội chợ Du lịch Quốc tế Việt Nam - VITM Hà Nội 2016.

1. Thông tin chung:

Tên sự kiện: Hội chợ Du lịch Quốc tế Việt Nam – VITM Hanoi 2016

Thời gian: Từ ngày 14 đến 17 tháng 4 năm 2016

Địa điểm: Trung tâm Hội chợ Triển lãm Việt Nam (VEFAC), 148 Giảng Võ, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam

Cơ quan chủ trì Hội chợ: Hiệp hội Du lịch Việt Nam.

Cơ quan bảo trợ: Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; Ủy ban nhân dân TP. Hà Nội; Liên minh Châu Âu (Chương trình ESRT).

Cơ quan tổ chức: Hiệp hội Lữ hành Việt Nam; Tổng cục Du lịch; Sở Văn hóa, Thể Thao và Du lịch Hà Nội.

2. Qui trình đăng ký tham gia:

Đơn vị nghiên cứu tài liệu Hội chợ, lựa chọn và đăng ký gian hàng với Ban Tổ chức (BTC); BTC xác nhận việc đăng ký, thông báo kinh phí gian hàng và các dịch vụ khác cho đơn vị đăng ký. Đơn vị đăng ký chuyển kinh phí tham gia cho BTC trong khoảng thời gian mà BTC yêu cầu trong Thông báo kinh phí; Sau khi nhận được thanh toán, BTC gửi Thư xác nhận việc thanh toán, các tài liệu liên quan, Sơ đồ mặt bằng gian hàng cho đơn vị tham gia, bàn giao mặt bằng tại Hội chợ.

3. Qui định về gian hàng triển lãm:

3.1. Xác định vị trí gian hàng:

Trên cơ sở Bản đăng ký, BTC Hội chợ bố trí, sắp xếp các gian hàng, đất trống theo trình tự thời gian đăng ký tham gia của các đơn vị, đảm bảo cao nhất yêu cầu của đơn vị đăng ký, phù hợp với tình hình đăng ký của các đơn vị trước đó.

3.2. Dàn dựng và trang trí  gian hàng:

a. Đối với gian hàng tiêu chuẩn: Các đơn vị có thể chọn nhà thầu của BTC hội chợ hoặc tự trang trí gian hàng của mình.

b. Đối với đất trống: Đơn vị có thể tự thuê đơn vị dàn dựng gian hàng hoặc thuê Nhà thầu của BTC hội chợ. Để thi công, dàn dựng gian hàng, đơn vị tham gia đăng ký với Nhà thầu của BTC: thanh toán phí quản lý và đặt cọc tiền bảo lãnh thi công theo qui định của Nhà thầu, phí nguồn điện, nước và các dịch vụ phát sinh khác (nếu có). Đồng thời được hướng dẫn đăng ký thẻ thi công, thời gian thi công và tháo dỡ gian hàng.

3.3. Gian hàng:

a. Gian hàng tiêu chuẩn:           

+ Gian hàng tiêu chuẩn có diện tích 9m² ( 3mLx3mWx2,5mH ), bao gồm: hệ thống khung nhôm tiêu chuẩn, thảm trải gian hàng màu xanh hoặc màu đỏ, 01 bàn thông tin (1mL x 0,5mW x 0,75mH); 02 ghế; biển tên đơn vị và số hiệu gian hàng (0,3mHx3mL), 01 ổ cắm 13Amp/220V; 01 sọt rác; 02 đèn tuýp. Gian hàng tiêu chuẩn được cấp miễn phí 4 thẻ hội chợ                                    

b. Đất trống:

+ Diện tích thuê đất trống tối thiểu là 36m² đối với Khu A1; 18m2 đối với A3 và A1 tầng 1;  Đơn vị thuê đất được cấp miễn phí 4 thẻ hội chợ cho mỗi 9m²,

(Trong trường hợp 1 gian hàng đất trống có nhiều đơn vị cùng tham gia, đề nghị cử ra 01 đại diện đăng ký làm việc với BTC)

4. Quy định thanh toán:

4.1 Thanh toán:

- Các đơn vị tham gia thanh toán chi phí thuê gian hàng/đất trống trước khi Hội chợ diễn ra;

- BTC chỉ bàn giao mặt bằng, thẻ và các tài liệu liên quan khi đơn vị hoàn thành mọi thủ tục tham gia và nộp đủ kinh phí;

- Thông tin chuyển kinh phí được nêu rõ trong Thông báo nộp tiền của BTC.

4.2 Hủy tham gia và Hoàn phí:

- Hủy không tham gia Hội chợ: đơn vị đã có Bản đăng ký tham gia được coi như là đã đăng ký chính thức, khi hủy không tham gia phải có văn bản chính thức có đóng dấu gửi cho BTC.

- Phí hủy tham gia bằng:

  + 30% tổng giá trị thanh toán đối với các trường hợp hủy trước ngày 01/03/2016;

  + 50% tổng giá trị thanh toán đối với các trường hợp hủy trong thời gian từ 01/03/2016 đến 01/04/2016.

- Không hoàn trả phí đối với các trường hợp hủy sau ngày 01/4/2016.

- Chi phí chuyển tiền sẽ được trừ vào phí hoàn trả. Việc hoàn phí được thực hiện sau 01 tháng sau ngày kết thúc hội chợ.

5. An ninh, an toàn:

Các đơn vị tham gia và khách tham dự Hội chợ tuân thủ nghiêm túc các qui định về phòng chống cháy nổ, về đảm bảo an ninh, an toàn theo quy định của pháp luật và BTC.

6. Các qui định về âm thanh

- Những đơn vị có biểu diễn nghệ thuật tại gian hàng phải đăng ký với BTC, tuân thủ về thời lượng cũng như âm lượng không được vượt quá 60dB và mỗi lần biểu diễn không quá 30 phút/lần, ngày không quá 3 lần.

- BTC có quyền từ chối việc tham gia của các đơn vị vi phạm nghiêm trọng những qui định chung tham gia Hội chợ VITM Hanoi 2016.

- Các đơn vị có thể cập nhật thông tin về Hội chợ và download các tài liệu liên quan tại website: www.vitm.vn

TTXTDL (nguồn vitm.vn)